1 文書・報告書作成

文書・報告書作成

公務員の日常業務は、多種多様な文書や報告書の作成が大部分を占めます。これは、市民への情報提供、内部の意思決定、政策の記録といった行政運営の基盤となる重要な業務です。しかし、これらの作業は時間と労力がかかり、時には職員の大きな負担となります。生成AIは、この文書作成プロセスを劇的に効率化し、同時に出力される文書の品質向上にも貢献する強力なツールです。AIを「有能な文書作成アシスタント」として活用することで、職員はより複雑な内容の検討や最終的な推敲、市民との対話といった、人間にしかできない付加価値の高い業務に集中できるようになります。

①会議議事録の要約と骨子作成

会議議事録の作成は、正確性と迅速性が求められる一方、多くの時間を要する定型業務です。生成AIは、会議の内容を効率的に把握し、議事録のドラフト作成を支援することで、職員の負担を軽減します。

プロンプト例

詳細な会議録の要約

あなたは〇〇区の議事録作成担当者です。以下の『令和7年度第1回地域活性化戦略会議』の会議録を要約してください。特に、決定事項、主要な課題、および各担当部署に割り当てられた次回のタスクに焦点を当て、各項目を箇条書きで明確にまとめてください。[ここに令和7年7月1日の会議録のテキストを貼り付け]

特定の論点に絞った抽出

あなたは〇〇区の福祉課職員です。以下の『高齢者支援に関する定例会議』の議事録から、『デジタルデバイド解消に向けた取り組み』に関する議論の部分を全て抽出し、主要な意見と具体的な提案を箇条書きでまとめてください。[ここに令和7年6月25日の会議録のテキストを貼り付け]

欠席者向けブリーフィング資料の作成

あなたは〇〇区総務部の職員です。本日（令和7年7月2日）開催された『次期大田区基本計画策定会議』の議事録を元に、欠席した部長向けのブリーフィング資料を作成してください。A4用紙1枚に収まるよう、会議の結論、決定された主要事項、および今後のアクションプランを明確に記述してください。」[ここに本日の会議議事録のテキストを貼り付け]

②報告書・企画書のドラフト作成

ゼロから報告書や企画書を作成するのは、多くの情報収集と構成検討を要します。生成AIに初期のドラフトを作成させることで、大幅な時間短縮とアイデア出しの効率化が期待できます。

プロンプト例

月次事業進捗報告書の下書き

あなたは〇〇区環境政策課の職員です。以下のデータと情報を基に、令和7年6月の『〇〇区ゼロカーボンシティ推進事業』の月次進捗報告書のドラフトを作成してください。報告書は、事業概要、月間進捗、具体的な成果（数値を含む）、直面している課題、今後の展望のセクションを含み、客観的かつ事実に基づいたトーンで記述してください。[ここに事業データ、実績報告（例：太陽光パネル設置件数、CO2削減量）、特記事項などの具体的な情報を入力]

新規企画書の骨子案作成

あなたは〇〇区地域振興課の企画担当者です。〇〇区における『若者のUターン・Iターン促進』に関する新規企画書の骨子案を作成してください。企画の背景、目的、明確なターゲット層、具体的な実施内容、期待される効果（定量的・定性的）、概算予算、および想定される課題の項目を網羅的に含めてください。[〇〇区の若者人口流出に関する現状課題、既存の地方創生施策の情報などを入力]

稟議書の作成補助

あなたは〇〇区情報システム課の職員です。以下の情報を元に、新規AIシステム導入の稟議書を作成してください。稟議の目的、導入するシステムの概要（〇〇区における利用範囲）、導入費用（概算）、期待される効果（業務効率化の時間削減など定量的なメリットを含む）、想定されるリスクとその対策、導入スケジュールを具体的かつ説得力のある形で記述してください。[システム名、想定導入費用、ベンダー情報、導入目的、期待効果の詳細、セキュリティ対策の概略など]

③広報文・プレスリリース作成

市民やメディアへの情報発信において、分かりやすく、かつ魅力的な文章は極めて重要です。生成AIは、ターゲット層に合わせたトーンで、効果的な広報文やプレスリリースを作成する手助けをします。

プロンプト例

イベント告知文

あなたは〇〇区の広報担当者です。令和7年8月15日に開催される『〇〇区民花火大会』の告知文を作成してください。ターゲットは区民全般、特にファミリー層で、親しみやすく、わくわくするような、夏の期待感を高めるトーンでお願いします。開催日時、場所（多摩川河川敷）、主な内容（花火の種類、屋台情報など）、交通規制、駐車場情報、緊急連絡先、参加費（無料）、雨天時の対応を必ず含めてください。文字数は800字程度で。[花火大会の詳細情報、過去の開催実績、区のウェブサイトでの案内イメージなど]

プレスリリース草稿

あなたは〇〇区広報課の職員です。〇〇区が新たに導入する『住民向けオンライン相談AIチャットボット』に関するプレスリリースの草稿を作成してください。システム導入の背景（市民利便性の向上）、概要（24時間対応、多言語対応など）、市民への具体的なメリット、今後の展望（さらなる機能拡充）を簡潔に、かつメディアが関心を持つような視点で記述してください。[チャットボットの機能、導入スケジュール、期待効果、区のデジタル化推進戦略など]

ウェブサイトのFAQ作成（新制度導入時）

あなたは〇〇区子ども家庭部の子育て支援担当者です。令和8年4月から施行される『〇〇区出産・子育て応援交付金制度』について、区民からの問い合わせが予想されるFAQを10項目作成してください。子育て世代の親にも理解できるよう、専門用語は避け、平易な言葉遣いを心がけ、質問と回答の形式で記述してください。特に、申請対象者、申請期間、必要書類、支給額、問い合わせ窓口を明確に含めてください。[交付金制度の具体的な内容、国の指針、想定される区民からの質問例など]

④内部向け資料・マニュアル作成

庁内の情報共有や職員研修に使う資料作成も、生成AIの得意分野です。均質で質の高い内部資料を迅速に作成できます。

プロンプト例

新任職員向け研修資料の骨子

「あなたは〇〇区総務課の職員です。新任職員向けの『〇〇区における情報セキュリティ基礎研修』の研修資料の骨子を作成してください。研修時間は90分を想定し、情報セキュリティの重要性（公務員として）、具体的な区のルールと対策、事例紹介（個人情報誤送信など）、質疑応答の時間を含めてください。新任職員が日常業務で特に注意すべき点を強調してください。」

業務マニュアルの一部作成

「あなたは〇〇区税務課の職員です。『固定資産税の納税相談フロー』に関する業務マニュアルの一部を作成してください。特に、『相談受付時の初期対応』フェーズにおける窓口応対の手順、納税者の状況確認ポイント、相談内容の簡易分類、適切な担当者への引き継ぎ手順を、箇条書きで分かりやすく記述してください。」

部署内連絡メールの作成補助

「あなたは〇〇区総務課の職員です。部署内の全職員に対し、来週金曜日（令和7年7月11日）に開催される『夏季休暇取得に関する説明会』の案内メールを作成してください。説明会の目的、日時、場所、参加対象者、持参物、質問事項の事前募集、欠席時の対応を明確に伝え、簡潔で分かりやすい文面でお願いします。」

文書・報告書作成における安全な活用のポイント

• 最終的な人間によるレビューと責任: 生成AIが作成した文書はあくまで「ドラフト」であり、最終的な品質保証と責任は、その文書を使用する公務員（人間）にあります。誤字脱字、事実誤認、不適切な表現がないか、必ず最終チェックを行い、必要に応じて修正・加筆してください。特に、数値、固有名詞、法令、人名、予算額などの正確性は最重要です。
  
• 機密情報・個人情報の厳格な管理: 市民の個人情報や、区の機密情報（未公開の政策、人事情報、入札情報など）は、絶対に生成AIに入力しないでください。公務向けのセキュアなAIサービスを利用する場合でも、入力する情報の種類には細心の注意を払い、リスクを最小限に抑える意識を常に持つことが不可欠です。
  
• 組織内のガイドライン遵守: 所属する〇〇区や東京都、国の機関が定めている「生成AI利用に関するガイドライン」や「情報セキュリティポリシー」に厳格に従って利用してください。不明な点があれば、情報システム部門や法務部門に速やかに確認しましょう。
  
• 「ハルシネーション」への警戒: AIは、もっともらしいが事実ではない情報を「ハルシネーション（幻覚）」として生成する可能性があります。特に未発表の情報や予測については、AIの生成物を鵜呑みにせず、必ず別の信頼できる情報源と照合し、ファクトチェックを徹底してください。

問題

問題１　新規事業のプレゼンテーション資料骨子作成

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問題２　「転入届を提出に来た市民への案内フロー」に関する業務マニュアル作成

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